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A partir du 1er juillet 2024, la facture électronique prend forme pour beaucoup et devient une obligation légale pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.
Dès le premier juillet 2024, il faudra pouvoir recevoir une facture électronique. Attention, de nouvelles obligations s’ajouteront progressivement jusqu’en 2026.
Comment faire cela en toute tranquillité?
Nous allons vous expliquer les enjeux pour mettre en place la facture électronique.. Comptez sur nos équipes pour vous guider car il est important de se préparer dès maintenant pour intégrer les changements.
Les étapes pour se préparer dès 2023 et ce qui vous attend sur la facture électronique :
1- La réception des factures :
Dès le 1er juillet 2024, vous ne pourrez plus demander une facture papier ou PDF simple à vos fournisseurs. Toutes les entreprises auront l’obligation d’accepter la réception des factures électroniques. De fait, vous devrez aussi être capable de la gérer pour l’intégrer dans leur logiciel de comptabilité au minimum.
2- L’émission des factures client au format électronique, c’est pour quand ?
Pour les grandes entreprises, émettre une facture client au format électronique sera obligatoire à partir du 1er juillet 2024. Pour les TPE, Pme et ETI, ce délai est progressif jusqu’en janvier 2026. Emettre une facture client au format électronique signifie de respecter les formats conformes. Mais également d’être capable de les transmettre automatiquement à leurs clients à travers à une plateforme.
3- Une gestion obligatoire des statuts pour la facture électronique?
La gestion des statuts fera aussi son apparition avec des statuts obligatoires et d’autres facultatifs. Les plateformes devront gérées au minium quatre statuts obligatoires : Voici les 4 statuts obligatoires : Déposée – Rejetée – Refusée – Encaissée.
Des statuts pourront être proposés mais facultatifs ou non selon les plateformes. Cependant, ils serviront plus en alimentation d’outils de traitement automatique des achats en comptabilité ou autre indicateur de gestion ou BI ou recouvrement de créances clients (exemple prise en charge, approuvée…)
4- Nouvelle obligation d’archivage liée à la facture électronique?
Une nouvelle obligation devra être gérée car toute entreprise devra conserver les factures électroniques dans leur format informatique original. La solution de facturation générant la facture électronique devra gérer un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique.
5- Nouvelle obligation de e-reporting liée à la facture électronique?
Selon le régime de TVa de l’entreprise, vous devrez répondre à l’obligation de e-reporting pour assurer la transmission à l’administration fiscale des éléments nécessaires lors d’une facture électronique. Les entreprises concernées sont celles ayant une activité B2B internationale, comme celles travaillant en B2C (factures, Z caisse, transaction hors factures). Et plus généralement les entreprises effectuant des prestations de services avec une Tva à l’encaissement.
Le e-reporting va générer des flux et, via la plateforme choisie, celle-ci sera en charge de transmettre les flux à l’administration fiscale selon régime de TVA de l’entreprise (Plateforme PPF ou PDP)
6- Les 4 modalités pour être conforme à la génération d’une facture électronique?
Voici les 4 types d’échanges autorisés pour la facturation électronique :
– L’échange des factures au format UBL 2.A et CII mais la plateforme retenue devra rendre un lisible et cela qu’elle soit privé comme public (norme européenne EN16931).
– L’échange des factures en format mixte mettant en œuvre des données structurées rattachées à un PDF lisible. Vous connaissez peut être le plus courant sous le nom de Factur-X. Il représente la facture originale et embarque un fichier de données structurées en XML (norme européenne EN16931).
– D’autres formats comme EDIFACT mais il est nécessaire de d’avoir une extraction des données obligatoires par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) et d’obtenir un accord entre la partie vendeur et acheteur
– Des flux dématérialisés comme ils existent déjà avec l’EDI ou des Api, et bien sur une solution possible aussi avec une saisie manuelle directement sur le site de la plateforme publique
7- Mettre à jour les informations fournisseurs et clients pour la facture électronique?
Bien sur, vous devrez aussi prévoir la mise à jour de données essentielles et obligatoires sur vos fichiers fournisseurs et clients, comme sur les modèles d’édition des factures clients. En effet, la facturation électronique va rendre obligatoire des champs comme les siret, codes pays, infos tva, type de biens… Nous sommes là pour vous aider à anticiper ce travail.
La facture électronique : un levier de transformation pour les entreprises
En effet, la facture électronique va devenir un outil incontournable pour les entreprises, en particulier pour celles qui souhaitent optimiser leurs processus de facturation et gagner en productivité. En tant qu’intégrateur de solutions de gestion depuis 1996, nous accompagnons nos clients dans leur transition vers la facture électronique. Dans cet article, nous vous présentons les avantages et les enjeux de celle-ci. Mais surtout les solutions que nous pouvons vous proposer.
La facture électronique : un outil de transformation pour les entreprises
Elle devient un outil de transformation pour les entreprises au delà d’une simple réglementation. Étudions ensemble les avantages que peuvent tirer les entreprises à choisir les bons logiciels au delà du côté obligatoire. Choisir les solutions logiciel adaptées et évolutives permet de simplifier les échanges, de réduire les coûts et de gagner en efficacité. Afin d’y voir plus clair, nous avons sélectionné pour vous quelques exemples notamment :
- De réduire les coûts de traitement : la facture électronique permet de réduire les coûts de traitement liés à la facturation papier ou même email, comme l’impression, l’envoi postal ou l’envoi d’email. Le simple fait de la déposer sur le portail de l’état en automatique ou manuellement sera pour vous une garantie de dépôt horodaté.
- De simplifier les échanges : la facture électronique permet d’échanger le document Facture de manière dématérialisée, ce qui facilite les échanges entre les entreprises.
- De gagner en efficacité : la facture électronique permet de réduire les délais de traitement et de paiement, et contribue à améliorer la trésorerie de l’entreprise. Le client aura un délai pour déclarer la facture qui lui sera adressée en litige. Les dates de facture et d’échéance seront remontées sur le portail de l’état pour faciliter le respect des délais de paiements.
- Une simplification de la production des déclarations de TVA, avec les attendus du pré remplissage.
Les enjeux de la facture électronique
La facture électronique présente également des enjeux pour les entreprises, notamment en termes de conformité, de sécurité et d’interopérabilité. Les enjeux de la facture électronique sont :
- La conformité : la facture électronique doit respecter les réglementations en vigueur. Les mentions figurant sur la facture pdf et les informations contenues dans le fichier xml devront être alimentées avec des données complémentaires. Une solution de gestion de la facturation se doit d’être conforme, notamment avec les mises à jour nécessaires intégrant la signature électronique.
- La sécurité : la facture électronique doit garantir la confidentialité et l’intégrité des données échangées, en utilisant des outils de cryptage et de signature électronique.
- L’interopérabilité : la facture électronique doit être compatible avec les systèmes d’information des entreprises. Cela nécessite l’utilisation de normes et de formats de facturation standardisés. Voici un exemple tout indiqué pour parler ici des solutions d’automatisation comptables pour intégrer directement les factures fournisseurs et alimenter en automatique votre comptabilité.
Les solutions que nous pouvons vous proposer
En tant que partenaire et intégrateur certifié Sage depuis 27 ans, tout-pour-la-gestion vous propose des solutions intégrant la facturation électronique. Avant tout, nous accompagnons les TPE, PME et ETI pour préparer et anticiper l’arrivée de cette dernière. Oui, il s’agit bien de se préparer en amont pour ne pas subir cette transformation. Mais au contraire, pouvoir en retirer les bénéfices et mettre à jour vos logiciels de gestion de la facturation et de la comptabilité Sage ou EBP.
Alors, Prêts à nous contacter pour profiter vous aussi de ce changement et tirer le meilleur parti pour digitaliser votre entreprise ? Contactez nous vite ou RDV sur notre site www.tout-pour-la-gestion.com
Rappel des avantages à la facture électronique :
- Générer des factures électroniques conformes aux réglementations en vigueur.
- Envoyer et recevoir des factures électroniques en toute sécurité.
- Suivre et contrôler les échanges de factures électroniques avec vos partenaires.
- Optimiser vos processus de facturation et réduire vos coûts.
- Digitaliser vos achats et adopter la dématérialisation des achats fournisseurs avec intégration automatique des écritures comptables
- Digitaliser la gestion des factures fournisseurs et automatiser l’archivage avec une solution en SaaS permettant aux équipes de travailler de n’importe où.
Notre accompagnement clients depuis plus de 27 ans chez Altaïs :
Analyse de vos besoins : Notre équipe d’experts en solutions de gestion analysera vos besoins en matière de facturation électronique. Quels sont vos objectifs ? Quels sont vos processus actuels ? Quelles sont vos contraintes techniques et réglementaires auxquelles vous faites face ?
Choix de la solution : En effet, fonction de vos besoins, notre équipe vous proposera la solution de facturation électronique la plus adaptée.
Intégration : Une fois la solution sélectionnée, nos techniciens procéderons à l’intégration à votre système de gestion. Cela pourra nécessiter la mise à jour ou la personnalisation de votre système de gestion existant. Notre équipe vous accompagnera tout au long du processus.
Formation : Nous proposons des cessions de formation réalisées par notre équipe certifiée Qualiopi. Ces formations sont adaptées à vos collaborateurs afin que vous soyez les plus autonomes possible sur la solution choisie.
Suivi et support : Nous vous proposons également un service de support. Vous avez la possibilité de choisir un nombre d’heures toujours en fonction de vos besoins. Vous pouvez utiliser ces heures de support comme vous le souhaitez sur l’année en cours. Cela peut inclure des services de maintenance, des mises à jour régulières et une assistance technique premium.
Rappel utile sur La facture électronique : c’est un document fiscal qui remplace la facture papier ou pdf traditionnelle dans le cadre des échanges commerciaux. Elle est générée, transmise, reçue et conservée sous forme électronique, sans nécessiter de support papier.