Zoho Expense gérez les notes de frais dématérialisées, ALTAIS intégrateur certifié ZOHO

Parlons de la dématérialisation des notes de frais avec Zoho Expense 100% SaaS. Avec cette solution 100% Cloud, Fini le papier! Eliminez les justificatifs papier avec la Dématérialisation des Notes de frais. Parce que la dématérialisation des notes de frais élimine les tâches chronophages, vous libérez votre service RH et vous allégez le métier comptable. Vous allez découvrir dans cet article comment simplifier la collecte de données en digitalisant les notes de frais. Vous rêvez de digitalisation des RH? Alors attendez-vous à bien plus avec Zoho Expense et les applications Zoho RH!

N’hésitez pas car vous pouvez essayer gratuitement Zoho Expense Créer mon compte gratuit Zoho Expense

Envie de faire votre déploiement Zoho avec nous?

Contactez-nous, vous souhaitez découvrir les solutions Zoho, rendez vous notre notre site tout-pour-la-gestion

A la recherche de Formations sur Zoho Expense, ALTAIS dispense une large gamme de formation pour vous aider sur l’utilisation des applications Zoho, Regardez les formations Zoho dispensées et certifiées Qualiopi

Comment alléger la saisie des notes de frais pour les collaborateurs?

Pour alléger le travail des collaborateurs qui doivent préparer leur note de frais, fournissons leur un outil pensé pour eux.

Depuis un téléphone, il suffit d’ouvrir l’application Zoho Expense et d’ajouter une nouvelle note de frais. Cette note de frais peut être ouverte pour le mois et clôturée en fin de mois où à chaque envoi. Au fur et à mesure, il prend en photo son justificatif de déplacement quelque soit la nature des frais. Zoho Expense va reconnaitre les frais concernés et lui proposer de classer directement son justificatif selon le bon type repas client, repas d’affaires, gasoil, essence, hôtel, train par exemple. Mais l’application Zoho Expense vient aussi lire les informations pour positionner les montants et les dates. L’utilisateur n’a plus qu’à contrôler et/ou mettre un commentaire (saisir le nombre de repas et les noms des invités). Il valide au fur et à mesure ses justificatifs tout en s’assurant de ne pas les perdre.

Zoho Expense offre aussi les fonctionnalités sur la gestion des indemnités kilométriques dans la gestion des notes de frais. Mais là aussi tout est pensé pour faciliter la vie de l’utilisateur. Un bouton est présent sur le smartphone pour déclencher directement le début du trajet par un clic. Les kilomètres vont être automatiquement calculés et imputés dans Zoho Expense quand votre salarié est arrivé.

A la fin du mois, le collaborateur n’a plus qu’à valider sa note de frais constituée tout au long de ses déplacements. Vous lui offrez la simplicité et la tranquillité en simplifiant ce travail fastidieux. La note de frais suit maintenant le workflow choisi par votre entreprise pour sa vérification et sa validation. En cas d’une note de frais refusée en tout ou partie, vous pourrez saisir un motif.

Conservation des historiques des notes de frais

Bien sur et à tout moment, la possibilité d’accéder aux notes de frais en cours ou déjà validées est présente depuis l’application sur smartphone comme sur la partie web, Zoho expense est disponible de la même manière sur les deux supports. Les notifications l’avertissent aussi du stade de validation, tout est simple et transparent.

Que va faire Zoho Expense aujourd’hui pour aider vos RH?

Si vous cherchez une solution Digitale du Mobility Management, alors Zoho Expense représente un composant essentiel des applications Zoho proposées et managées par ALTAIS.

Vous pourrez mettre en place une politique de frais de déplacement avec des natures de frais, des plafonds de remboursement par type et même cumuler cela selon la catégorie de personnel.

Les workflows de validation des notes de frais seront personnalisés par nos consultants pendant l’intégration de Zoho Expense, mais vous pouvez aussi choisir le transfert de compétence sur l’administration et le paramétrage de cette application Zoho. Soyez ouverts sur les niveaux de worflows possibles, nous serons là pour vous accompagner. Précisons que la validation des notes de frais est possible depuis l’application mobile comme sur la partie web à iso-fonctionnel. Envie de gagner encore du temps? Alors vous pourrez découvrir la validation en masse! Voici quelques exemples de la souplesse d’administration de la suite Zoho.

La dématérialisation des justificatifs de frais simplifie le travail RH, tant sur la vérification des frais, que sur la conservation et l’archivage des justificatifs.

D’autres avantages sur Zoho Expense à découvrir

Rendez visibles et accessibles vos valeurs d’entreprise avec les articles publiables. Vous améliorez le collaboratif et le participatif de vos équipes grâce à la Dématérialisation Notes de frais Zoho.

Allez plus loin avec Zoho Expense en rattachant des dépenses et des frais aux projets clients ou internes gérés eux-mêmes sur Zoho Project. Voilà une fonctionnalité qui attirera toute votre sympathie.

Vous voulez en savoir plus sur les reportings possibles? En effet, Zoho Expense vous donne un dashboard visuel et graphique des principaux indicateurs et notifications. En tant de Direction ou Service RH, vous accédez aussi à tout un univers de reporting et analyses. Vous pourrez via Zoho Analytic utiliser les reportings déjà disponibles et créer vos propres tableaux. C’est aussi un des exports disponibles que vous utiliserez pour envoyer les éléments d’écritures au service comptable. Zoho Analytic représente un outil de Business Intelligent capable d’agréger les données des différents univers de Zoho, à vous d’imaginer vos indicateurs.

Zoho Expense pour quelle entreprise?

Vous avez l’intention de choisir une solution logicielle de Gestion de notes de frais? Voici quelques critères de choix essentiels qui font de Zoho Expense la solution à retenir.

Que vous soyez une StartUp, une Tpe, une PME ou ETI, Zoho Expense s’adapte très facilement pour vos paramétrages. Il se déploie rapidement étant nativement en SaaS donc 100% en ligne.Pour les grands groupes qui veulent accompagner leurs filiales, Zoho Expense permet de gérer une politique de déplacements professionnels et fourni un même point de collecte. Envie d’être surpris? Alors allez voir un peu plus bas les autres applications Zoho de gestion RH et Automatisation des processus liés à la gestion des ressources humaines!

Disponible en plusieurs langues, il intègre aussi le multi-devises pour répondre à vos besoins. Les mises à jour de Zoho Expense sont régulières et complètement transparentes pour les utilisateurs comme pour les DSI. La mise à disposition des Notes de frais Zoho en ligne garantie une utilisation sur la dernière version.

Quel que soit le secteur d’activité et le métier, Zoho Expense est tourné vers l’utilisateur et se paramètre d’une manière intuitive. La conformité avec le RGDP est apporté mais aussi et surtout un hébergement protégé chez Zoho garantie vos données.

Comprendre qui est Zoho?

Zoho en quelques chiffres en 2022 : Editeur d’ERP de gestion full SaaS depuis 26 ans, +55 applications, disponible dans 180 pays en plusieurs langues, +80 millions d’utilisateurs, +500 000 clients, +11000 employés.

Choisir l’application Zoho, c’est faire le bon choix dans la Dématérialisation Notes de frais Zoho Expense.

ALTAIS Intégrateur Zoho
ALTAIS Intégrateur Zoho, comprendre Zoho

Expérience de Dématérialisation des frais avec Zoho Expense

Chez ALTAIS, les notes de frais de nos équipes sont gérées avec Zoho Expense. ALTAIS est le premier utilisateur pour mieux conseiller nos clients. C’est une solution que nous aimons beaucoup. Parce que nous avons testé la qualité du scan à partir d’un smartphone et les capacités de l’OCR, cet OCR relié à l’Intelligence Artificielle embarquée dans Zoho nous a permis de mesurer les vrais avantages. Comment fait-il vous me direz? Et bien Zoho Expense apprend au fur et à mesure et vous proposer le meilleur type de frais selon le justificatif photographié avec votre mobile.

Cette professionnalisation des équipes d’ALTAIS permet à nos consultants de vous accompagner au mieux en comprenant vos contraintes. Intégrateur certifié Zoho et présent depuis 1996 auprès des entreprise, ALTAÏS vous apporte cette vision et cette professionnalisation dans la mise en place de la Suite Zoho. Le conseil, l’accompagnement, me développement, la formation et le suivi de vos équipes, c’est tout que que nous vous apportons. Voilà pourquoi cette expérience Zoho est un engagement de confiance et de tranquillité pour la gestion positive de votre projet. un projet Dématérialisation Notes de frais Zoho? Rapprochons nos compétences.

Pourquoi découvrir les autres applications Zoho de gestion RH?

Zoho Recruit pour gérer mes recrutements

Cette solution vous permet d’automatiser le recrutement sur les réseaux sociaux et publie vos offres sur votre site internet par la création directe d’une page d’emploi automatisée. Elle stocke et analyse les CV pour vous et bien plus encore

Découvrez l’application Zoho Recruit maintenant

Zoho People pour mon suivi des RH

Cette solution vous permet d’automatiser demandes de Congés et Absences sur Zoho People et bien plus encore. Une solution SIRH faite pour vous.

Découvrez l’application Zoho People maintenant

Zoho Clic pour échanger dans l’équipe, le travail collaboratif

ALTAIS présente Zoho Clic
Zoho Clic application de messagerie instantanée, ALTAIS intégrateur certifié ZOHO

L’application de messagerie instantanée intégrée dans Zoho, c’est Zoho Clic. Mais ce serait très limitatif de penser que Zoho Clic n’est qu’une messagerie. Vous pouvez utiliser Zoho Clic simplement en messagerie instantanée pour échanger au sein de votre société bien sur. Mais vous pouvez aussi échanger sur une fiche Client de Zoho CRM car les fonctions Zoho Clic sont aussi disponibles à partir d’une fiche, donc plus besoin d’écrire le nom du client ou du contact concerné par le message. Si vous êtes utilisateur de Zoho Project pour la gestion de projet, Zoho Clic est disponible aussi directement sur une tâche du projet d’un client ou un projet interne. C’est simple et rapide et vous retrouvez l’historique des échanges sur un point précis avec votre équipe.

Zoho Clic intègre aussi directement l’échange audio ou en visio en un clic. Echanger plus rapidement permet de garder ce lien social important avec le télétravail et la mobilité. Zoho Clic est aussi disponible en application smartphone pour échanger même lors de vos rdv. Il est possible aussi de gérer sur Zoho Clic son statut de disponibilité ou de droit à la déconnexion.

En plein échange avec votre collaborateur, vous devez dessiner vos idées? pas de soucis, Zoho Clic intègre un tableau blanc pour écrire et griffonner avec sa souris car partager des idées et un projet de s’écrit pas toujours avec des mots. Avec les rappels, les notifications, l’échange de fichiers, la création de groupes de collaborateurs, vous échangez ensemble et vous limitez les envois de mails destinataires, c’est mieux pour votre bilan Carbone.

Vous avez craqué? Pour découvrir cette application ou besoin de formation sur Zoho Clic, contactez nous!

Zoho Meeting, réunion en visio et webinar

ALTAIS présente Zoho Meeting
Zoho Meeting Visio-conférence et Webinaires, ALTAIS intégrateur certifié ZOHO

La gestion des ressources humaines implique aussi d’avoir un outil de visioconférence et d’organisation de webinaire.

Alors pourquoi ne pas utiliser l’application Zoho Meeting et bénéficier d’une solution intégrée Zoho.

Créer une visio-conférence en deux clics associée déjà aux collaborateurs internes, c’est possible simplement avec Zoho Meeting car les utilisateurs Zoho sont automatiquement disponibles dans cette application. Vous ajoutez un participant dans une visio, son planning et son agenda se mettent à jour. Les rappels sont automatiques sur Zoho Mail ou sur son intégré Zoho One. Ces fonctionnalités sont les mêmes pour l’organisation d’un webinar. Vous associez facilement les collaborateurs dans votre visio ou votre webinar, vous invitez les clients ou un autre tiers participant.

Les avantages ne sont pas toujours perçus par l’entreprise mais si cette application fait partie du même éditeur alors la gestion des utilisateurs est automatisée. En tant que responsable de votre personnel, vous voulez simplifier l’utilisation des outils destinés aux salariés et limiter leur multiplication? Alors rien de plus simple : les applications Zoho vous aide tous les jours car l’ajout d’un nouveau collaborateur va automatiser l’affectation des applications intégrées à sa disposition.

Le départ d’un collaborateur se limite à désactiver son compte Zoho pour qu’il ne puisse plus accéder à l’ensemble des applications Zoho sans avoir à faire le tour de tout un tas de logiciels différents. Unifier les outils internes c’est aussi garantir l’accès à vos données et à vos équipe en les maitrisant mais sur une plateforme unique pour un gain de temps optimisé. Zoho est conforme RGPD