Publié le 21 septembre 2022 · Mis à jour le 20 octobre 2026
Zoho Expense dématérialise les notes de frais de bout en bout : photo du justificatif, lecture automatique du montant et de la date, kilométrage calculé, circuit de validation et export vers la comptabilité. C’est l’outil que nos propres équipes utilisent au quotidien ; il est idéal pour les entreprises déjà dans l’écosystème Zoho. Avec une paie et une comptabilité Sage, nous orientons plutôt vers Sage Espace Employés Notes de frais.
Altaïs – Tout-pour-la-gestion, intégrateur Zoho Expense et Zoho One
- ✅ Zoho Advanced Partner, Sage Business Partner Platinum, organisme de formation certifié Qualiopi
- ✅ +30 ans d’expérience (depuis 1996) et +600 clients actifs, tous éditeurs confondus
- ✅ Agences à Orléans, Paris et Tours, interventions sur toute la France, sur site ou à distance
- ✅ Pour les PME de 15 à 150 salariés qui veulent automatiser sans perdre le contrôle
En bref : avec Zoho Expense, le salarié photographie ses justificatifs depuis l’application mobile, l’OCR et l’IA de Zoho proposent le type de frais, le montant et la date, et un bouton déclenche le calcul des indemnités kilométriques. La note suit le workflow de validation de l’entreprise (plafonds par nature de frais et par catégorie de personnel, validation en masse, motifs de refus). Les données alimentent les tableaux de bord, Zoho Analytics et l’export comptable.
Côté salarié : une note de frais construite au fil de l’eau
- Photographier le justificatif dès la dépense, depuis l’application mobile.
- Vérifier Zoho Expense lit le montant et la date et propose le type : repas d’affaires, carburant, hôtel, train…
- Compléter nombre de convives, noms des invités, commentaire.
- Kilométrage un bouton lance le trajet ; la distance est calculée et imputée à l’arrivée.
- Soumettre en fin de mois, ou à chaque envoi selon votre politique.
Côté entreprise : politique de frais et validation
Politique de frais
Natures de frais, plafonds de remboursement par type, règles selon la catégorie de personnel.
Workflows
Un ou plusieurs niveaux de validation, sur le web comme sur mobile, avec validation en masse.
Traçabilité
Historique des notes en cours et validées, notifications à chaque étape, motifs de refus.
Multi-sociétés
Plusieurs langues et devises, un point de collecte unique pour les groupes et leurs filiales.
Vos notes de frais vous prennent trop de temps ?
Un échange de 15 minutes avec notre équipe Zoho permet de décrire votre politique de frais et de voir comment Zoho Expense l’applique automatiquement.
Analyse et comptabilité
Zoho Expense fournit un tableau de bord des principaux indicateurs. Pour aller plus loin, Zoho Analytics agrège les données de toutes les applications Zoho et permet de créer vos propres analyses. Les dépenses peuvent aussi être rattachées à des projets clients ou internes suivis dans Zoho Projects, et les écritures exportées vers le service comptable.
Zoho Expense ou Sage Espace Employés ?
Si vous travaillez avec Zoho One ou Zoho Books, Zoho Expense est le choix naturel. Si votre paie et votre comptabilité sont Sage, nous recommandons Sage Espace Employés Notes de frais, avec application mobile et photo des tickets ; voir aussi notre article sur Sage Espace Employés.
Les autres applications Zoho autour du salarié
- Zoho People pour les congés, absences et le dossier salarié.
- Zoho Recruit pour les recrutements.
- Zoho Cliq pour la messagerie d’équipe, accessible depuis une fiche Zoho CRM ou une tâche Zoho Projects, avec appels audio et visio.
- Zoho Meeting pour les visioconférences et webinaires, avec les collaborateurs déjà disponibles dans l’annuaire Zoho.
Avec une plateforme unique, l’arrivée d’un salarié lui ouvre les applications prévues, et son départ se gère en désactivant un seul compte. Découvrez nos solutions Zoho.
Questions fréquentes sur Zoho Expense
Zoho Expense lit-il automatiquement les tickets ?
Oui, l’OCR lit le montant et la date et propose le type de frais, que le salarié contrôle.
Peut-on gérer les indemnités kilométriques ?
Oui, le trajet peut être enregistré depuis le smartphone et la distance est calculée automatiquement.
Peut-on fixer des plafonds par type de frais ?
Oui, par nature de frais et par catégorie de personnel, dans votre politique de frais.
Zoho Expense s’intègre-t-il à la comptabilité ?
Oui, les notes validées peuvent être exportées vers le service comptable ; avec Zoho Books, l’intégration est native.
Altaïs utilise-t-elle Zoho Expense ?
Oui, nos équipes gèrent leurs notes de frais avec Zoho Expense, ce qui nous permet de conseiller sur des usages réels.
Sources
Parlons de vos notes de frais
Politique de frais, workflows de validation, lien avec votre comptabilité : notre équipe Zoho paramètre et forme vos équipes, sur site ou à distance.