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Altaïs intégrateur de solutions Sage depuis plus de 27 ans, souhaite vous présenter les deux dernières fonctionnalités sur Sage 50 Comptabilité et Facturation : C’est tout frais, cela date du 7 novembre !
Cette mise à jour vous livre tout le nécessaire pour préparer votre migration Facture Electronique.
1 – Optimisation et Mise en évidence d’informations obligatoires pour la Facture Electronique sur Sage 50.
Préparer la Facture électronique avec un gain de temp : optimisation et organisation sont essentielles, et votre logiciel de Facturation & Comptabilité Sage 50 l’a bien compris avec la mise en évidence en rouge des champs obligatoires. Soyez sûr de ne pas oublier d’informations obligatoires relatives à la facturation électronique ; les champs à compléter ou à corriger sont signalés par un cadre rouge.
2 – La mise en conformité des données pour la Facture Electronique sur Sage 50.
Avec l’assistant de mise en conformité, maîtrisez le processus d’analyse et de mise à jour de vos données. Sage 50 vous aide à vous préparer vers la facturation électronique et devient incontournable.
L’assistant de mise en conformité contrôle les données et détecte les incohérences et les données manquantes pour les tiers et les paramètres de votre société. A l’issue de l’analyse, les erreurs sont affichées. Avec ses fonctionnalités avancées, Sage 50 est un allié incontournable.
Voici nos explications du Process sur la facture électronique avec Sage 50 :
Prérequis :
Vous avez préalablement contrôlé plusieurs informations indispensables à la facturation électronique afin d’éviter un trop grand nombre d’erreurs non justifiées.
Pour démarrer la vérification des données :
- Accédez à l’Assistant de mise en conformité.
Traitements > Facturation électronique > Assistant de mise en conformité
- Prenez connaissance des informations.
- Modifiez éventuellement les critères de sélections des tiers. Ces critères permettent d’analyser les tiers sur une période donnée.
- Démarrez la vérification > Analyser
L’analyse démarre. Si des informations erronées sont rencontrées, l’assistant vous permet de les modifier.
Modification des informations :
- Dans le rapport d’erreur, affichez les erreurs (Voir le détail). Les erreurs sont mises en évidence, elles se situent dans paramètres société, fiches de tiers, etc.
- Modifiez les informations erronées.
- Enregistrez les modifications > OK
Le rapport d’erreur est actualisé à chaque correction ; vous pouvez constater que le nombre d’erreurs diminue.
Les données sont conformes à la facturation électronique quand l’indicateur Bases de données affiche 100%
3 – L’Utilisation de l’annuaire d’entreprises pour la Facture Electronique sur Sage 50.
Gagnez du temps et fiabilisez vos données Tiers en utilisant la connexion à l’annuaire d’entreprises pour la Facture Electronique. Cet outil permet de compléter les fiches des tiers et surtout, il vous évite les saisies manuelles et les risques d’erreur.
Voici nos astuces pour savoir comment utiliser l’annuaire entreprise avec Sage 50 :
- Conformité légale : Vous vous êtes assuré de la véracité des informations enregistrées dans les fiches tiers.
- Gain de temps : Vous évitez de collecter manuellement des informations sir les entreprises.
- Mise à jour : Vous actualisez vos tiers à tout moment
- L’annuaire d’entreprises ne fournit pas, de manières exhaustive, toutes les informations de la fiche du tiers; vous devrez sûrement renseigner par vous-même des informations supplémentaires.
- L’annuaire d’entreprise ne concerne que les sociétés françaises.
Pour compléter une fiche de tiers en cours de création ou de modification :
- Dans la fiche de tiers, affichez l’Annuaire d’entreprises > Rechercher
- Répondez au test Captcha. La Recherche dans l’annuaire des entreprises s’affiche.
- Renseignez ou complétez les critères de recherche. La recherche est d’autant plus précise que les critères de recherche sont précis et exhaustifs.
- Rechercher le tiers > Rechercher
Si les critères correspondent à un tiers enregistré dans l’annuaire d’entreprises, le tiers recherché s’affiche dans la liste. - Sélectionnez le tiers ( ).
- Récupérez les données dans la fiche du tiers (Mettre à jour). Les données sont automatiquement renseignées dans la fiche du tiers.
- Renseignez éventuellement des informations supplémentaires.
- Enregistrez les modifications.
Vous pouvez à tout moment utiliser l’Annuaire d’entreprises pour mettre à jour les données d’un tiers.
4 – Anticipez la Facture Electronique avec Sage 50.
Cette mise à jour Sage 50 vous permet de commencer à catégoriser dès à présent les fiches de vos clients. Une future fonction se chargera bientôt de contrôler la conformité de l’ensemble de vos données avec les exigences de la facturation électronique.
Bien sûr, ALTAÏS et son équipe d’experts sont à votre écoute pour vous aider et vous accompagner dans cette mise en place, dans la conformité mais aussi pour savoir comment s’organiser et par quoi commencer dès aujourd’hui.
Voici ici les premiers éléments incontournables que vous pouvez réaliser en toute autonomie :
- Préparez-vous dès maintenant à ce changement et gérer la conformité de votre solution de gestion Sage avec cette nouvelle exigence.
La facturation électronique nécessite la présence obligatoire de certaines informations et vous devez vérifier qu’elles sont renseignées dans les fiches des clients, les champs à vérifier :
- Type de client dans l’entête.
- N° SIRET dans l’entête.
- Mode de TVA dans l’onglet Complément.
- Pays dans l’onglet Adresses.
- Indiquez le NII du client/prospect utilisé lors d’une opération commerciale avec la CEE.
- La petite astuce consiste à mettre à jour en masse en fonction des éléments à compléter dans plusieurs fiches pour gagner du temps et être efficace.
5 – Côté Pratique : La Gestion des droits et protections de données sous Sage 50.
Cette mise à jour de Sage 50 vous permet d’accorder des accès sur la Comptabilité et Gestion commerciale en fonction des responsabilités spécifiques de chaque utilisateur. Sage 50 comprend deux groupes d’utilisateurs (Compta et Gestion) auxquels vous allez rattacher des utilisateurs. Ainsi, un utilisateur rattaché au groupe Compta est autorisé à utiliser la Comptabilité dans son ensemble mais ne peut pas utiliser des fonctions de Gestion commerciale, ni même le module de Gestion commerciale.
Nous vous expliquons ici comment faire pour interdire la Gestion commerciale à un utilisateur de la Comptabilité. Exemple sur Sage 50 sur la Restriction à la Gestion commerciale
- Accédez au Contrôle d’accès au dossier.
- Dossier > Mots de passe
- Le Contrôle d’accès au dossier s’affiche.
- Passez en Mode avancé.
- Confirmez (Oui).
- L’Administration avancée s’affiche.
- Dans la partie Utilisateurs, créer un utilisateur.
- Rattachez cet utilisateur au groupe Compta par exemple.
Cet utilisateur ne pourra pas utiliser la Gestion commerciale ni même des fonctions de gestion commerciale présentes en Comptabilité.
6 – Le petit plus : Sage 50 avec l’Impression du grand-livre en consultation de compte.
Cet ajout fonctionnel était attendu par les utilisateurs de Sage 50, et bien il est disponible maintenant !
Vous pouvez ainsi Imprimer directement les données d’un compte avec un grand-livre lorsque vous travaillez sur un compte spécifique. Cette fonction très utile est disponible depuis la fenêtre de Traitement > Travail sur un compte.
Elle vous permet d’effectuer la plupart des opérations qu’il est possible de réaliser sur un compte :
- imprimer le grand-livre du compte,
- saisir directement un règlement sur un compte de tiers,
- modifier une écriture,
- solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture.
7 – Rappel utile sur Sage 50 Comptabilité : Comment importer le plan Comptable ?
Pour importer dans votre dossier Sage 50 Comptabilité un plan comptable personnalisé ou transmis par votre expert-comptable, accédez à l’importation du plan comptable (Echanges > Importer un plan de comptes). Cet import de PCG dans Sage 50 se fait à la création de votre dossier ou à la mise à jour de votre dossier société.
Astuces et conseils : réalisez toujours votre sauvegarde de Sage 50 avant toute opération de ce type. Et bien sûr, nos équipes d’experts sont là pour vous accompagner dans le démarrage de votre dossier et vos saisies.
Importation du plan comptable en création de dossier
Prérequis
Vous avez préalablement :
- créé ou reçu le fichier du plan comptable personnalisé au format texte (.txt) ;
- créé un dossier sans aucun plan comptable défini ;
- renseigné la longueur des comptes dans les paramètres comptabilité ;
- créé les taux de TVA, les codes analytiques et les modes de paiement liés à ces comptes.
Déroulement :
- Ouvrez le dossier créé sans plan comptable défini.
- Accédez à l’importation du plan comptable.
Votre explorateur de fichiers s’affiche.
Echanges > Importer un plan de comptes
- Sélectionnez le plan de comptes à importer au format texte (.txt).
- Ouvrez-le. L’importation du plan de comptes est en cours, une fenêtre affiche sa progression.
- Consultez le rapport qui vous informe du nombre d’enregistrements détectés, contrôlés, et créés.
- Fermez ce rapport.
- Accédez à la liste du plan de comptes. Cette liste contient désormais tous les comptes importés.
Après l’importation du plan de comptes, toutes les fiches Tiers (clients, fournisseurs, banque) liées aux comptes sont automatiquement créées.
Mise à jour du plan comptable du dossier
Prérequis
Vous avez préalablement :
- créé ou reçu le fichier du plan comptable personnalisé au format texte (.txt) ;
- renseigné la longueur des comptes dans les paramètres comptabilité ;
- créé les taux de TVA, les codes analytiques et les modes de paiement liés à ces comptes.
Déroulement :
- Ouvrez le dossier pour lequel vous souhaitez mettre à jour le plan comptable.
- Accédez à l’importation du plan comptable.
Votre explorateur de fichiers s’affiche.
Echanges > Importer un plan de comptes
- Sélectionnez le plan de comptes à importer au format texte (.txt).
- Ouvrez-le.
L’importation du plan de comptes est en cours, une fenêtre affiche sa progression. - Consultez le rapport qui vous informe du nombre d’enregistrements détectés, contrôlés, créés et mis à jour.
Le plan comptable importé complète le plan comptable existant. Il n’écrase en aucun cas le plan de comptes du dossier. Pour tous les comptes, les champs suivants sont mis à jour : Intitulé, Lettrable, Code lettrage, Pointable, code pointage et le code analytique.
- Fermez ce rapport.
- Accédez à la liste du plan de comptes. Cette liste contient désormais tous les comptes importés.
Après l’importation du plan de comptes, toutes les fiches Tiers (clients, fournisseurs, banque) liées aux comptes sont automatiquement créées.
Pourquoi utiliser Sage 50 ?
Avec ses fonctionnalités avancées et sa convivialité, Sage 50 permet aux entreprises de gagner en efficacité et en productivité. Grâce à Sage 50, la gestion des factures devient un jeu d’enfant : suivi des paiements, relances clients, rapprochement bancaire… Tout est simplifié pour faciliter le quotidien des TPE.
De plus, le logiciel offre une vision globale et précise de la norme Facture électronique pour être prêt à ce changement en toute tranquillité.
En bref, Sage 50 est la solution idéale et préconisée par ALTAÏS – Partenaire Platinum SAGE, pour les TPE à la recherche de performance et de simplicité. Vous avez des questions ? Contactez-nous dès à présent.