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La dématérialisation imposée par la Réforme de la Facture Électronique (RFE) soulève une question fondamentale pour les directions financières. Comment garantir la conservation légale de ces nouveaux fichiers informatiques ? Comment garder et archiver les factures reçues en format numérique? Comment sauvegarder et quelles obligations pour les entreprises sur les factures électroniques? Faisons le point ici en détail!
Si la Plateforme Agréée Sage (Sage Network) assure le transit de vos factures, c’est Sage Automatisation Comptable (ACS) qui vous protège en cas de contrôle fiscal grâce à son archivage à valeur probante.
Altaïs (tout-pour-la-gestion.com), votre Partenaire Intégrateur Certifié Sage 100, vous dévoile comment Sage ACS transforme la contrainte de l’archivage en un atout majeur de productivité.
Le mythe de l’archivage par la Plateforme Agréée (PA ex PDP)
Une confusion fréquente persiste autour de la RFE. Beaucoup pensent que les Plateformes Agréées, anciennement Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF) feront office de coffre-fort numérique à long terme. C’est faux.
L’obligation légale des plateformes agréées est de conserver les factures en transit pendant une durée très limitée (généralement 90 à 91 jours). Passé ce délai, les fichiers sont purgés. Il incombe donc à l’entreprise de mettre en place une solution d’archivage fiscal légal. Pour conserver ses factures pendant la durée réglementaire (10 ans sur le plan commercial, 6 ans sur le plan fiscal), vous devez avoir une solution vous permettant de sauvegarder et d’archiver fiscalement les factures électroniques comme les autres factures. Vous avez aussi l’obligation d’assurer leur non modification mais aussi de rattacher la facture à on cheminement d’achat, on parle aussi de Piste d’audit fiable.
Le Coffre-Fort Numérique de Sage Automatisation Comptable
C’est ici que Sage Automatisation Comptable, Sage ACS, se révèle indispensable pour les entreprises. La solution intègre nativement une option d’archivage légal et fiscal. L’archivage des factures fournisseurs reçues scelle vos factures électroniques (et vos factures PDF numérisées) dès leur réception.
Les bénéfices de l’archivage avec Sage ACS :
- Valeur probante garantie : Les documents sont horodatés et leur intégrité est assurée par une empreinte numérique. En cas de contrôle URSSAF ou DGFiP, les fichiers présentés depuis l’automatisation Sage ACS ont une valeur juridique incontestable.
- Centralisation absolue : SAGE ACS archive non seulement les factures électroniques françaises (via la Plateforme Agréée), mais aussi les factures internationales (hors RFE) et les documents annexes grâce à sa fonction GED (bons de commande, contrats).
- Zéro papier, zéro perte : Fini les armoires de classeurs, les risques d’incendie, de perte ou de détérioration. Le gain de place physique et la sécurisation des données sont immédiats.
La Recherche Intelligente : Retrouvez n’importe quelle donnée en 2 secondes
Stocker des milliers de factures électroniques est une chose, pouvoir les exploiter en est une autre. Sage ACS ne se contente pas d’archiver, il indexe la totalité des données contenues dans les factures.
Le moteur de recherche intelligente très approfondie de Sage ACS est une véritable révolution pour les équipes comptables. Vous pouvez retrouver une facture instantanément en croisant de multiples critères :
- Numéro de facture ou nom du fournisseur
- Montant exact ou plage de montants
- Période de facturation
- Recherche plein texte : Vous cherchez toutes les factures contenant le mot « maintenance serveur » ou une référence article précise ? Le moteur scanne le contenu même des factures (lignes de détails) pour vous remonter les résultats instantanément.
Ce niveau de précision génère un gain de temps colossal lors des clôtures comptables, des audits ou des litiges fournisseurs.
Réussissez votre migration RFE avec Altaïs
L’archivage légal n’est pas une option, c’est une nécessité de conformité. Pour déployer cette architecture complexe, reposez-vous sur l’expertise d’Altaïs.
Nous vous accompagnons de bout en bout avec nos plans de migrations Sage RFE et nos offres de déploiement vers Sage 100 Cloud SPC (Sage Partner Cloud), sécurisé par Microsoft Azure. Nos équipes assurent la mise en œuvre de Sage ACS, le paramétrage des workflows, et dispensent des formations Sage 100 Automatisation Comptable certifiées pour une prise en main immédiate par vos équipes.
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