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Quatre statuts sont obligatoires et remontent à l’administration : déposée, rejetée, refusée et encaissée. Les autres — mise à disposition, prise en charge, approuvée, en litige, suspendue, paiement transmis — sont recommandés et circulent seulement entre les plateformes concernées. En pratique, votre plateforme en affichera une dizaine, ALTAÏS Tout-pour-la-gestion vous décrypte les mots.
Pourquoi il y a autant de statuts
Parce qu’une facture électronique ne fait plus un trajet unique. Elle est déposée, contrôlée, routée, mise à disposition, consultée, approuvée ou refusée, payée. Chaque passage laisse une trace, et cette trace est l’intérêt principal du dispositif : vous savez enfin où en est votre facture, ce que l’e-mail ne vous a jamais dit.
La difficulté vient du nombre. Distinguer ce qui compte de ce qui informe est donc la première chose à apprendre.
Les quatre statuts obligatoires
Déposée
Votre facture est transmise par votre plateforme. Le premier contrôle technique s’effectue à ce stade. Ce statut signifie « partie », pas « arrivée » : ne considérez jamais une facture déposée comme une facture remise.
Rejetée
Refus technique : format invalide, mention obligatoire manquante, identifiant du destinataire introuvable, fichier corrompu. La facture n’atteint pas votre client. C’est à vous d’agir, en corrigeant la donnée à sa source puis en réémettant.
Refusée
Refus commercial : votre client a bien reçu la facture mais la conteste — prix erroné, quantité incorrecte, prestation non réalisée. C’est à vous et à votre client d’agir ensemble, et la correction se fait sur le fond, pas sur le fichier.
Encaissée
La facture est payée. Ce statut alimente les données qui servent au pré-remplissage de votre déclaration de TVA. C’est celui que votre comptabilité attend.
Les statuts recommandés, et à quoi ils servent
Mise à disposition, prise en charge, approuvée ou approuvée partiellement, en litige, suspendue, complétée, paiement transmis. Ils ne remontent pas à l’administration mais circulent entre les plateformes.
Leur intérêt est opérationnel et il est considérable : ce sont eux qui vous disent si votre client a vu la facture, s’il l’a validée, et où elle bloque. C’est sur ces statuts que se construit une relance utile — relancer une facture « approuvée » et relancer une facture « en litige » ne sont pas la même conversation.
Qui doit agir, et quand
— Rejetée — vous, immédiatement. Corrigez la donnée dans la fiche client, pas seulement sur la facture, sinon le rejet reviendra.
— Refusée — vous et votre client. Traitez-la comme une réclamation commerciale, pas comme un incident technique.
— Suspendue ou en litige — vous, sous quelques jours. C’est un signal d’alerte précoce, souvent ignoré.
— Mise à disposition sans suite — vous, au bout du délai que vous vous fixez. La facture est arrivée, personne ne la traite.
— Approuvée — personne, jusqu’à l’échéance. Votre relance, si elle devient nécessaire, sera incontestable.
Ce que ces statuts changent à votre recouvrement
C’est le vrai bénéfice, et il est rarement présenté ainsi. Jusqu’ici, entre l’envoi et le paiement, vous étiez aveugle : la relance se faisait au calendrier, sans savoir si le client avait reçu, vu ou validé.
Désormais chaque étape est datée. Vous pouvez relancer la bonne personne, au bon moment, avec le bon argument — et vous savez distinguer un client qui ne paie pas d’un client qui n’a jamais reçu.
Encore faut-il exploiter cette information. Un tableau de bord des factures bloquées et une alerte automatique sur changement de statut se paramètrent en quelques heures, et c’est l’un des réglages les plus rentables d’un projet de facturation électronique.
Les trois réflexes à installer
1. Ne jamais considérer « déposée » comme « reçue ». C’est la confusion la plus coûteuse.
2. Surveiller les statuts chaque jour ou chaque semaine pendant les premiers mois selon le volume traité par votre entreprise, par alerte automatique plutôt que par contrôle manuel.
3. Distinguer rejet et refus dès la lecture : l’un se corrige dans vos données, l’autre avec votre client.
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FAQ
Quatre : déposée, rejetée, refusée et encaissée. Ce sont les seuls qui remontent à l’administration ; les autres circulent entre plateformes.
Que votre facture a été transmise par votre plateforme et a passé le premier contrôle technique. Cela signifie « partie », pas « arrivée chez le client ».
Rejetée est un refus technique — la facture n’atteint pas le destinataire, et vous devez corriger vos données. Refusée est un refus commercial — le client a reçu la facture et la conteste sur le fond.
Elle est arrivée mais personne ne la traite. Fixez-vous un délai au-delà duquel vous relancez le contact facturation de votre client.
En pratique une quinzaine, car chaque plateforme ajoute ses propres codes aux statuts obligatoires et recommandés. Seuls quatre comptent pour l’administration.
Oui. Les données de paiement associées alimentent le pré-remplissage de la déclaration de TVA.