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A quoi sert la DSN de substitution ?
Les URSSAF émettront une DSN de substitution, qui remplacera celle du déclarant et sera distribuée à toutes les caisses. Elle permettra, en dernier recours, de corriger les déclarations initiales si le déclarant n’a pas agi à temps.
Prenez en compte les retours CRM transmis par les organismes. Et intégrez les corrections dans vos paies le plus tôt possible.
Quel délai pour la DSN de substitution ?
Depuis 2017, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) a simplifié les obligations sociales des entreprises. Cependant, les erreurs restent une difficulté pour la gestion de la paie avec les blocs de régularisation réalisés ou non en DSN.
En mai 2026, la DSN de substitution permettra de corriger automatiquement certaines erreurs critiques. Notamment celles liées aux droits à retraite.
Explorons ensemble, à travers cet article, les implications de cette réforme. Découvrez les nouveaux défis pour les entreprises dans la gestion de la paie avec nos versions Sage Business Cloud Paie ou Sage 100 SPC en cloud.
Malgré les avancées, la gestion des erreurs reste un défi pour de nombreuses entreprises dans la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
À partir de mai 2026, un nouveau dispositif piloté par l’URSSAF verra le jour : la DSN de substitution.
Ce dispositif vise à fiabiliser encore davantage les déclarations sociales. Tout en renforçant les responsabilités des équipes RH et gestionnaires de Paie.
Découvrez ici toutes les informations pour comprendre les changements apportés par la DSN de substitution. Apprenez le traitement des erreurs DSN aujourd’hui ainsi que les prévisions à partir de mai 2026. Nous vous donnons aussi les explications pour s’organiser sur la question : comment les gestionnaires de paie devront s’adapter à ce nouveau cadre de la DSN de substitution. Enfin, nous analyserons les enjeux liés à la fiabilisation des processus de paie et de déclaration.
Gestion actuelle des erreurs DSN : Comment ça fonctionne aujourd’hui ?
1. Les erreurs bloquantes
Dans le cadre de la DSN actuelle, les erreurs bloquantes sont celles qui empêchent totalement la transmission des informations à l’organisme destinataire.
Ces erreurs, souvent liées à des données essentielles manquantes ou incorrectes. Il est nécessaire de corriger immédiatement avant de pouvoir soumettre la DSN avec succès.
Par exemple, une incohérence dans l’identification d’un salarié entraîne le rejet complet de la déclaration.
Vous devez alors corriger les erreurs de la DSN, un processus parfois compliqué selon votre logiciel de paie pour identifier facilement les erreurs. Il faut corriger ces erreurs bloquantes pour ne pas générer un retard de DSN.
2. Les erreurs non-bloquantes
Les erreurs non-bloquantes en DSN permettent le dépôt mais exigent un retour à corriger dans un délai imparti.
Ces erreurs sont souvent des incohérences dans les formats ou des oublis d’informations accessoires. Cependant, elles sont sans conséquences sur les principales données sociales (salaires, cotisations).
Aujourd’hui, les entreprises reçoivent des notifications de ces erreurs non-bloquantes, via le logiciel de paie en ligne comme SBCP (Sage Business Cloud) ou Sage 100 SPC en cloud ou directement par les organismes sociaux.
Ces erreurs sont à corriger pour éviter des pénalités. Ne les laissez pas s’accumuler ni être chronophages pour vous en tant que gestionnaire de paie.
3. Les outils actuels pour la correction de ces deux types d’erreurs
La correction des erreurs, bloquantes ou non-bloquantes, se fait depuis le logiciel de gestion des bulletins de paie, avant ou après la génération de la DSN. Les outils de contrôle intégrés dans SBCP (Sage Business Cloud) ou Sage 100 SPC facilitent ces corrections. Nous sommes à votre écoute pour votre support technique Sage Paie et SBCP pour vous apporter l’aide et l’assistance technique sur les blocs de régularisation DSN.
La DSN de substitution dès mai 2026, qu’est-ce qui change ?
Un nouveau dispositif de gestion des erreurs : la DSN de Substitution !
À partir de mai 2026, l’URSSAF, ou la MSA, introduira la DSN de substitution. Un mécanisme qui permettra de corriger automatiquement certaines erreurs déclaratives, sans intervention directe du gestionnaire de paie de l’entreprise déclarante.
Ce dispositif va corriger les erreurs impactant les droits à retraite de base et complémentaire des salariés. Les caisses de recouvrement des cotisations vieillesse et retraite s’appuieront sur les données issues de la DSN de substitution pour calculer les droits des salariés et ne tiendront ainsi pas compte des DSN initialement transmises par les employeurs. Ces derniers seront informés des corrections via un compte rendu métier (CRM) d’information.
Les organismes émettront les premiers CRM de rappel en mars 2025, au titre de l’année 2024. A ce stade, l’absence de correction des anomalies restituées au moyen des CRM de rappel ne donnera pas lieu à l’émission d’une DSN de substitution, laquelle n’interviendra qu’à partir de 2026.
Pourquoi faire ce changement avec la DSN de substitution :
- fiabiliser davantage les déclarations,
- refléter l’exactitude des droits à retraite des salariés.
Pour les erreurs n’affectant pas les droits des salariés, le processus restera cependant inchangé.
Pourquoi cette réforme sur La DSN de substitution ?
La DSN de substitution s’inscrit dans une démarche plus large de simplification des relations entre les entreprises et les organismes sociaux.
Depuis la création de la DSN, l’administration vise à automatiser les déclarations pour réduire erreurs, retards et pénalités. En autorisant les organismes sociaux à corriger directement certaines données, l’URSSAF espère fluidifier les échanges et alléger la charge liée aux déclarations sociales.
La DSN de substitution permettra donc de corriger certaines erreurs automatiquement, réduisant ainsi le temps consacré par les équipes RH à la gestion des déclarations.
Quel impact pour les RH et Gestionnaire de paie à partir de mai 2026 ?
Les statistiques actuelles montrent qu’environ 10% des DSN contiennent des erreurs, dont la majorité sont des erreurs non-bloquantes. Avec la mise en place du dispositif de substitution, une part de ces erreurs affectant directement les salariés sera corrigée automatiquement. Ce qui devrait réduire la charge de travail des RH et Gestionnaires de paie.
La gestion de la DSN de substitution : vigilance et bonnes pratiques pour les RH
Avec l’introduction de la DSN de substitution, certaines corrections pourront désormais être automatisées, ce qui représente une avancée importante pour simplifier la gestion de la paie. Cependant, il est crucial que les équipes RH maintiennent une rigueur accrue quant à la qualité des données transmises.
Cette réforme impose de nouvelles responsabilités, en particulier dans le contrôle préalable des informations. Les gestionnaires de paie devront consacrer davantage de temps à vérifier minutieusement les données avant leur envoi, afin de réduire au maximum les erreurs critiques nécessitant des ajustements manuels.
Par ailleurs, une attention particulière devra être accordée aux retours des organismes sociaux. Les corrections automatiques, bien qu’utiles, peuvent parfois engendrer des modifications inattendues, notamment sur des informations sensibles, sans qu’une validation humaine ait été effectuée. Si vous externalisez la gestion de vos paies à un cabinet comptable ou à un prestataire externe, il est conseillé de suivre de près les rapports et d’exiger un accès aux retours de DSN. Cela vous permettra de vérifier les corrections apportées et d’éviter des ajustements erronés qui pourraient entraîner des rappels de cotisations ou des litiges.
Les points clés à surveiller pour les RH
Les professionnels des ressources humaines devront rester vigilants sur plusieurs aspects :
- Précision des données initiales : Une saisie exacte et détaillée des informations dès le départ réduira significativement le risque d’erreurs et de corrections inutiles.
- Suivi des ajustements automatisés : Bien que certaines erreurs soient corrigées de manière autonome, il est indispensable de vérifier que ces modifications sont justes et qu’elles ne provoquent pas de nouvelles incohérences.
- Gestion des exceptions : Toutes les erreurs ne peuvent pas être rectifiées automatiquement. Certaines nécessiteront toujours une intervention manuelle et une expertise spécifique.
A retenir : Bien que la DSN de substitution simplifie certains processus, elle demande aux RH de renforcer leur vigilance et leur contrôle en amont, garantissant ainsi une gestion de la paie fluide et conforme.
Enjeux de la fiabilisation de la paie et de la DSN : le choix du bon logiciel
Avec l’arrivée de la DSN de substitution, la fiabilisation des processus de paie devient une priorité stratégique pour les entreprises. Afin de réduire les erreurs dès la saisie des données, il est essentiel de renforcer les contrôles internes. Cela passe par une intégration optimale entre les logiciels de paie et les SIRH, permettant de détecter les incohérences en amont plutôt que de devoir les corriger après coup. Intégrateur et Partenaire Sage incontournable (membre de la Top League Sage France), Altaïs et Tout-pour-la-gestion vous conseillent sur le meilleur choix de votre logiciel de paie en ligne pour 2025.
Moderniser sa solution de gestion des bulletins de paie 2025 et SIRH pour une gestion conforme
Les entreprises doivent s’assurer que leurs logiciels de paie sont compatibles avec les évolutions légales et la DSN. Nous recommandons Sage Business Cloud Paie pour les PME ou Sage 100 SPC en Cloud pour besoins complexes.
Ces outils intègrent non seulement les dernières mises à jour légales, mais permettent également une connexion aux bases IDCC pour garantir la conformité avec les conventions collectives en vigueur.
Grâce à ces solutions, vous bénéficiez d’une automatisation progressive de la DSN de substitution. Assurez vous une gestion fiable et efficace de vos déclarations. Besoin d’une Démonstration pour bien commencer sa paie et ses DSN dès 2025 ? Les experts Altaïs et Tout-pour-la-gestion sont à votre écoute.
Formation des équipes : un élément clé pour fiabiliser les DSN 2026 et les CRM en 2025.
Outre la modernisation des outils SIRH et la solution de gestion de la paie en SaaS ou Cloud, il est indispensable de former les équipes RH. En effet, maximiser l’efficacité de vos processus déclaratifs. Une bonne compréhension des nouvelles pratiques permet de réduire les risques d’erreurs et d’optimiser l’utilisation des logiciels. Altaïs et Tout-pour-la-gestion vous accompagnent dans le choix et l’intégration du meilleur logiciel de paie pour 2025. Bénéficiez d’un suivi personnalisé et un accompagnement professionnel de qualité, pour garantir la réussite de vos démarches. Un gestionnaire de paie informé et formé est un gestionnaire de paie heureux.
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