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Factur-X et UBL sont des formats de facture, Peppol est un réseau de transport. Factur-X combine un PDF lisible par un humain et des données structurées lisibles par une machine ; UBL et CII sont des formats purement structurés, sans document visuel. En France, les trois formats socles admis sont Factur-X, UBL et CII — et le choix pratique dépend autant de votre destinataire et de votre plateforme que de votre préférence. Tout comprendre avec ALTAÏS Tout-pour-la-gestion, Partenaire certifié France.
La confusion à lever en premier : format n’est pas réseau
Factur-X, UBL et CII décrivent comment la facture est écrite. Peppol décrit comment elle voyage : c’est une infrastructure d’échange, avec ses points d’accès et son annuaire, utilisée dans de nombreux pays européens.
Dire « nous sommes en Peppol » ne dit donc rien du format, et dire « nous sommes en Factur-X » ne dit rien du canal. Les deux questions se posent séparément, et il faut les poser séparément à votre éditeur ou à nos équipes techniques.
Factur-X : le format hybride
Une facture Factur-X est un fichier PDF contenant, en pièce jointe invisible, un fichier de données structurées. Votre client ouvre un PDF normal ; son système, lui, lit les données sans ressaisie.
C’est le format le plus confortable en transition, parce qu’il ne casse rien : les destinataires équipés exploitent les données, les autres voient une facture ordinaire. C’est aussi celui qui rassure les dirigeants, parce qu’il reste un document qu’on peut lire.
Factur-X existe en plusieurs niveaux de richesse, du plus dépouillé au plus complet. Plus le profil est riche, plus il porte d’informations — références de commande, détail par ligne, mentions particulières. Certains métiers en ont besoin, la plupart non : le point à vérifier est que le profil retenu porte bien les données que vos factures contiennent.
UBL et CII : les formats purement structurés
Ce sont des fichiers de données, sans représentation visuelle. Un humain qui les ouvre voit du balisage, pas une facture.
Ils dominent les échanges entre systèmes déjà équipés : grands comptes, secteur public, flux internationaux. Leur avantage est la légèreté et la rigueur ; leur inconvénient est qu’il faut un outil pour les lire, ce qui suppose que le destinataire soit réellement équipé d’une solution ERP permettant de rendre un format lisible à l’utilisateur pour comprendre qui lui envoie cette facture, lire les lignes de la facture pour les libellés avec quantitatif et prix mais aussi le prix total HT, le TTC et la date d’échéance par exemple.
Alors, lequel choisir ?
La vraie réponse est inconfortable : le choix ne vous appartient pas entièrement. Trois acteurs le contraignent.
— Votre destinataire. Un grand compte ou un donneur d’ordre public impose souvent son format et son niveau de détail. Vous vous alignez, pas l’inverse.
— Votre plateforme. Elle accepte certains formats en entrée et en produit certains en sortie. Ses conversions sont une partie de son service — et une partie de ce que vous payez.
— Votre logiciel. Il ne produit pas tout, et surtout pas tous les profils. C’est la contrainte la plus souvent découverte en dernier.
La bonne démarche est donc inversée par rapport à l’intuition : ne choisissez pas un format puis un prestataire. Regardez ce que vos principaux clients attendent, ce que votre plateforme sait convertir, et ce que votre logiciel sait produire. L’intersection est votre réponse.
Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ?
Non, et c’est le malentendu le plus répandu. Une facture électronique au sens de la réforme repose sur un format structuré, transmis par une plateforme agréée. Un PDF classique envoyé en pièce jointe reste une facture papier dématérialisée : il ne répond pas à l’obligation.
C’est précisément ce que résout Factur-X, en donnant au même fichier les deux natures.
Les quatre questions à poser à votre éditeur
1. Quels formats mon logiciel produit-il en émission, et quels profils exactement ?
2. Quels formats sait-il lire en réception, et que se passe-t-il pour les autres ?
3. Qui assure la conversion si mon client en exige un autre — l’éditeur, la plateforme, ou personne ?
4. Mes factures comportent-elles des mentions ou des cas particuliers que le profil retenu ne porte pas ?
La quatrième est celle qui révèle les projets mal cadrés. Situations de travaux, retenues, acomptes, autoliquidation : tous les métiers n’entrent pas dans un profil minimal, et s’en apercevoir après la bascule coûte cher. Nos consultants certifiés chez ALTAÏS Tout-pour-la-gestion, vérifient ce point en cadrage, avant de toucher au paramétrage.
Altaïs Tout-pour-la-gestion vend et déploie les ERP sur les gammes SAGE – EBP – ZOHO Books – ODOO – Pennylane – et propose les services d’accompagnement, de formation et support technique pour une hotline personnalisée à vos besoins.
Consultez notre service commercial au 01 73 02 46 41, ou prenez rendez-vous sur notre site selon votre besoin
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FAQ
Factur-X est hybride : un PDF lisible par un humain contenant des données structurées. UBL est un format purement structuré, sans représentation visuelle — il faut un outil pour le lire.
Non, c’est un réseau de transport avec ses points d’accès et son annuaire. Le format et le canal sont deux questions distinctes.
Non. Une facture électronique suppose un format structuré transmis par une plateforme agréée. Un PDF en pièce jointe reste une facture papier dématérialisée.
Le plus souvent Factur-X, parce qu’il ne casse rien pour les destinataires non équipés. Mais la décision dépend de ce que vos principaux clients exigent, de ce que votre plateforme convertit et de ce que votre logiciel produit.
La conversion est assurée soit par votre éditeur, soit par votre plateforme. Faites préciser par écrit qui la prend en charge : c’est une source fréquente de coûts non prévus.
Non. Plus le profil est riche, plus il porte d’informations. Vérifiez que celui retenu supporte les mentions et cas particuliers de vos propres factures.