Publié le 19 septembre 2026 · Mis à jour le 19 octobre 2026
Une facture électronique passe par une série de statuts qui disent où elle en est. Quatre statuts sont obligatoires : déposée, rejetée, refusée et encaissée (ce dernier pour les opérations soumises à la TVA sur les encaissements). Les autres, comme mise à disposition, approuvée ou en litige, sont recommandés ou libres : ils circulent entre plateformes et servent surtout à piloter vos relances.
Altaïs – Tout-pour-la-gestion, intégrateur de vos logiciels de gestion pour suivre et automatiser vos factures électroniques
- ✅ Sage Business Partner Platinum, Zoho Advanced Partner, partenaire EBP, Odoo et Pennylane
- ✅ +30 ans d’expérience (depuis 1996) et +600 clients actifs, tous éditeurs confondus
- ✅ Agences à Orléans, Paris et Tours, interventions sur toute la France, sur site ou à distance
- ✅ Organisme de formation certifié Qualiopi
En bref : le cycle de vie d’une facture électronique compte 14 statuts : 4 obligatoires (déposée, rejetée, refusée, encaissée), 5 recommandés (mise à disposition, prise en charge, approuvée, approuvée partiellement, paiement transmis) et 5 libres (dont en litige, suspendue, complétée). « Rejetée » est un refus technique à corriger dans vos données ; « refusée » est une contestation commerciale de votre client. Le statut « encaissée » transmet les données de paiement quand la TVA est exigible à l’encaissement.
Pourquoi une facture électronique a autant de statuts
Une facture électronique ne fait plus un trajet unique. Elle est déposée, contrôlée, routée, mise à disposition, consultée, approuvée ou contestée, puis payée, et chaque étape laisse une trace. Cette traçabilité est l’intérêt principal du dispositif : vous savez enfin où en est votre facture, ce qu’un e-mail ne vous a jamais dit. La difficulté vient du nombre : la première chose à apprendre est de distinguer ce qui engage de ce qui informe.
| Catégorie | Statuts | Circulation |
|---|---|---|
| Obligatoires (4) | Déposée, Rejetée, Refusée, Encaissée | Entre plateformes et vers l’administration |
| Recommandés (5) | Mise à disposition, Prise en charge, Approuvée, Approuvée partiellement, Paiement transmis | Entre les plateformes concernées |
| Libres (5) | Émise et Reçue par la plateforme, En litige, Suspendue, Complétée | Selon les plateformes |
Les quatre statuts obligatoires
Déposée
La facture est transmise par votre plateforme et passe le premier contrôle technique. Elle est « partie », pas « arrivée » : ne la considérez jamais comme remise.
Rejetée
Refus technique : format invalide, mention obligatoire manquante, destinataire introuvable. La facture n’atteint pas votre client : corrigez la donnée à sa source puis réémettez.
Refusée
Refus commercial : votre client a reçu la facture et la conteste (prix, quantité, prestation non réalisée). La correction se fait sur le fond, avec lui.
Encaissée
La facture est payée. Pour les opérations dont la TVA est exigible à l’encaissement, ce statut porte les données de paiement transmises à l’administration.
Les causes de rejet les plus fréquentes et leur correction sont détaillées dans notre article facture électronique rejetée : les 7 causes. Beaucoup viennent d’un format ou d’un profil inadapté : voir Factur-X, UBL, Peppol : quel format choisir.
Les statuts recommandés : votre meilleur outil de relance
Mise à disposition, prise en charge, approuvée, approuvée partiellement, paiement transmis, auxquels s’ajoutent souvent en litige ou suspendue : ils ne remontent pas à l’administration, mais leur intérêt opérationnel est considérable. Ils vous disent si votre client a vu la facture, s’il l’a validée et où elle bloque. Relancer une facture « approuvée » et relancer une facture « en litige » ne sont pas la même conversation.
Automatisez le suivi de vos statuts
Un échange de 15 minutes avec notre équipe Sage, Zoho ou EBP pour voir comment remonter les statuts dans votre logiciel et déclencher des alertes automatiques.
Qui doit agir, et quand
- Rejetée : vous, immédiatement. Corrigez la donnée dans la fiche client, pas seulement sur la facture, sinon le rejet reviendra.
- Refusée : vous et votre client. Traitez-la comme une réclamation commerciale, pas comme un incident technique.
- Suspendue ou en litige : vous, sous quelques jours. C’est un signal d’alerte précoce, souvent ignoré.
- Mise à disposition sans suite : vous, au bout du délai que vous vous fixez. La facture est arrivée, personne ne la traite.
- Approuvée : personne, jusqu’à l’échéance. Votre relance, si elle devient nécessaire, sera incontestable.
Ce que les statuts changent à votre recouvrement
Jusqu’ici, entre l’envoi et le paiement, la relance se faisait au calendrier, sans savoir si le client avait reçu, vu ou validé. Désormais chaque étape est datée : vous relancez la bonne personne, au bon moment, avec le bon argument, et vous distinguez un client qui ne paie pas d’un client qui n’a jamais reçu.
Encore faut-il exploiter cette information. Un tableau de bord des factures bloquées et une alerte automatique sur changement de statut se paramètrent dans Sage 100 Gestion commerciale ou dans Zoho (voir piloter émission, réception et statuts dans Zoho). Les données de paiement liées au statut « encaissée » rejoignent aussi l’e-reporting.
Les trois réflexes à installer
- Ne jamais considérer « déposée » comme « reçue ».
- Surveiller les statuts par alerte automatique plutôt que par contrôle manuel, surtout les premiers mois.
- Distinguer rejet et refus dès la lecture : l’un se corrige dans vos données, l’autre avec votre client.
Questions fréquentes sur les statuts de facture électronique
Quels sont les statuts obligatoires d’une facture électronique ?
Quatre : déposée, rejetée, refusée et encaissée. « Encaissée » n’est obligatoire que pour les opérations soumises à la TVA sur les encaissements. Les autres statuts sont recommandés ou libres.
Que veut dire « facture déposée » ?
Votre facture a été transmise par votre plateforme et a passé le premier contrôle technique. Cela signifie « partie », pas « arrivée chez le client ».
Quelle différence entre rejetée et refusée ?
Rejetée est un refus technique : la facture n’atteint pas le destinataire et vous devez corriger vos données. Refusée est un refus commercial : le client a reçu la facture et la conteste sur le fond.
Que faire d’une facture restée « mise à disposition » ?
Elle est arrivée mais personne ne la traite. Fixez-vous un délai au-delà duquel vous relancez le contact facturation de votre client.
À quoi sert le statut « encaissée » ?
Il transmet les données de paiement des opérations dont la TVA est exigible à l’encaissement, comme la plupart des prestations de services. Ces données servent au pré-remplissage de la TVA.
Sources
Parlons de votre suivi de factures électroniques
Statuts, alertes, tableaux de bord de relance : nous paramétrons votre logiciel pour que chaque facture bloquée soit visible tout de suite.