Dans notre monde connecté, la gestion d’entreprise ne fait pas exception à la règle. Les nouvelles technologies numériques promettent de bouleverser les opérations traditionnelles en offrant gain de temps, sécurité et de nouveaux services. Parmi ces révolutions, la facture électronique se positionne comme le premier tremblement de terre numérique, ouvrant la voie à une série de changements passionnants dans le domaine de la gestion. Dans cet article, nous vous expliquerons pourquoi il est crucial de se préparer à cette révolution numérique, en anticipant les prochaines échéances et en comprenant les avantages qu’elle offre.
La facture électronique : le premier tremblement de terre numérique :
La facture électronique est bien plus qu’un simple moyen d’envoyer et de recevoir des factures de manière électronique. En réalité, elle apporte une véritable révolution en interconnectant toutes les entreprises via l’annuaire des entreprises et le portail public de facturation. Les données de facturation seront donc échangées de manière automatique, avec toute la sécurité apportée, machine to machine. Cependant, cet immense changement ne se limite pas seulement à la facturation, il promet de simplifier et d’automatiser de nombreux autres processus de gestion par la digitalisation pour une plus grande efficacité.
Anticipez dès maintenant le passage à la facturation électronique :
Bien que la facturation électronique obligatoire ne soit pas prévue avant 2026, il est crucial pour les entreprises de se préparer dès à présent. En effet, parvenir à mettre en place les solutions nécessaires pour recevoir et émettre des factures électroniques peut prendre du temps et nécessiter des modifications dans les processus existants. Ne pas anticiper ce passage risque de causer des problèmes de disponibilité chez les prestataires, ainsi que des difficultés à former les équipes sur les nouveaux processus de travail. Il est donc essentiel de commencer dès maintenant pour être prêt lorsque la facturation électronique deviendra obligatoire.
Il en est de même pour mesurer la charge de travail de vos collaborateurs sur la collecte et la mise à jour en saisie ou autre sur vos données de facturation. Par exemple, alimenter le Siret, le N°Tva intracommunautaire, la nature des tiers et des articles vendus en décomposer les biens et services… sans ce travail, vos données générées lors de la facturation ne seront pas conformes au sens facture électronique.
Le métier de comptable d’entreprise vers une gestion des flux, la deuxième révolution :
En plus de faciliter l’échange de données entre les entreprises, la transmission automatique des données de facturation va bouleverser le métier de comptable d’entreprise tel que nous le connaissons.
L’entreprise émettrice d’une facture électronique n’est plus tracassée par la bonne réception chez son client. Elle va suivre en temps réel la progression de ses factures, leurs statuts attribués et gérer plus efficacement la vision de sa trésorerie.
De son côté, l’entreprise destinatrice reçoit des factures en format factur-X donc lisibles en mode machine-to-machine par l’Erp de gestion comptable. Le bouleversement du métier de comptable réside dans le traitement des factures du fait de leur intégration automatique via un flux dans le système d’information. L’automatisation comptable est le rouage incontournable auquel il est nécessaire de se préparer. De plus, la déclaration de TVA se trouvera simplifiée et rendue plus juste sur l’atterrissage des montants avec des circuits de validation efficaces à mettre en place pour toutes les factures.
Les bénéfices inattendus de la transmission automatique des données de facturation et l’automatisation comptable à venir offrent de nombreux avantages, et un métier comptable à accompagner dans cette transformation. Le métier de Comptable d’entreprise va évoluer d’une comptabilité passive et interne vers une comptabilité connectée et de gestion de flux.
L’extension à d’autres processus de gestion : le prochain bouleversement :
La facturation électronique n’est que le début de la vraie révolution numérique pour les entreprises. Des plateformes vont arriver sur le marché offrant de nouveaux services aux entreprises ainsi interconnectées entre elles sur bons nombres de domaines. Projetez-vous sur les services à créer lorsque deux entreprises rentrent en relation commerciale…le temps manuel de création de compte d’un côté comme de l’autre peut être automatisé grâce à cet annuaire numérique des entreprises. Imaginez les cabinets d’expertise comptable comme les établissements de crédits vont pouvoir enrichir leurs services en fonction du vrai besoin à un instant clé pour chaque entreprise. Les possibilités sont infinies, allant de l’amélioration continue grâce à des indicateurs de référence issus des données du terrain en temps réel à la conformité des données échangées.
Ces plateformes existent déjà et Altaïs vous dévoile lors de ses webinars «Facture Électronique et Automatisation» les atouts d’une plateforme qui se dessine comme indispensable, Sage Network. En tant que Partenaire privilégie et de niveau Platinum Sage, notre relation avec l’éditeur des solutions de gestion Sage nous permet d’anticiper et d’accéder bien en amont aux outils disponibles demain pour nos clients.
Quand la gestion devient collaborative et aidante :
En plus d’apporter des améliorations internes, la mise en réseau des systèmes d’information permet également un partage au niveau global des entreprises. En partageant leurs données de gestion agrégées et anonymisées, les entreprises pourront accéder à des indicateurs de comparaison dans leur secteur mis à jour continuellement.
Comment préparer ses logiciels de gestion à la facturation électronique ?
La transformation numérique est devenue une priorité pour de nombreuses entreprises, cela concerne notamment la migration des logiciels de gestion vers le cloud. En effet, une des clés pour réduire les coûts liés à la facture électronique réside aussi dans cette migration vers des solutions de gestion en cloud ou en SaaS.
Le Cloud et l’automatisation comme deux piliers indispensables.
Le cloud – SaaS offre de nombreux avantages, notamment en termes de flexibilité et de réduction des coûts d’infrastructures. Migrer vos logiciels de gestion vers le cloud permet d’optimiser les processus de facturation électronique, en simplifiant l’accès aux collaborateurs, en bénéficiant des dernières mises à jour directement et sans installation, et tout cela avec un impact très limité sur la mise à niveau des postes informatiques. Cette migration vers le cloud réduit ainsi les coûts liés à la facture électronique.
Dans le même temps, il est également crucial de mettre en place les solutions de dématérialisation et d’automatisation du traitement des factures d’achats fournisseurs et des factures clients. Grâce à ces solutions, le traitement des factures PDF est d’ores et déjà remplacé par une démarche électronique, ce qui permet d’éliminer les tâches manuelles et de réduire les coûts liés à leur vérification et leur intégration comptable.
La mise en place d’une solution de dématérialisation des factures permet également d’accélérer le processus de traitement des factures, en automatisant les tâches répétitives et en minimisant les risques d’erreurs. De plus, cette solution offre une meilleure traçabilité des factures et facilite l’archivage électronique, ce qui permet de répondre aux obligations légales en matière de conservation des documents.
Finalement, pour réduire les coûts liés à la facture électronique, il est essentiel de migrer les logiciels de gestion vers le cloud et de mettre en place les solutions de dématérialisation des factures. Ces deux initiatives permettent d’optimiser les processus de facturation électronique, d‘améliorer la gestion des documents, de réduire les coûts et de préparer l’ensemble des collaborateurs à ces changements majeurs.
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