Notes de frais et facture électronique : restaurant, péage, TVA

La réforme de la facture électronique ne change pas les règles de déduction de la TVA sur les frais de déplacement, mais elle change la manière d’obtenir un justificatif valable. Un ticket de caisse reste un justificatif de note de frais ; pour récupérer la TVA au-delà de 150 € HT, il faut une facture au nom de l’entreprise, de plus en plus souvent électronique. Voici comment traiter restaurants, hôtels, péages et parkings depuis le 1er septembre 2026.

En bref : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; l’émission devient obligatoire pour les PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027. Pour les notes de frais, le ticket reste admis comme justificatif ; la TVA n’est récupérable que sur une facture au nom de l’entreprise (tolérance jusqu’à 150 € HT avec un ticket identifiant l’entreprise). Altaïs met en place Sage Espace Employés Notes de frais et l’intégration comptable dans Sage 100, Sage 50 ou Sage Batigest Connect.

Ce que la réforme change (et ne change pas) pour les notes de frais

La facture électronique concerne les opérations entre entreprises assujetties à la TVA établies en France. Quand un collaborateur paie un déjeuner, une nuit d’hôtel ou un péage, deux situations coexistent : soit il est traité comme un client particulier (ticket et e-reporting côté commerçant), soit il demande une facture au nom de son entreprise (opération entre deux entreprises, donc facture électronique dès que le commerçant y est soumis).

Les trois cas types d’une dépense collaborateur

1. Le collaborateur ne précise pas qu’il agit pour l’entreprise. Il reçoit un ticket, le commerçant transmet seulement des données de transaction et de paiement (e-reporting). Pour récupérer la TVA, l’entreprise peut demander ensuite une facture ; sinon, seule la tolérance jusqu’à 150 € HT s’applique.
2. La facture est demandée au moment du paiement, au nom de l’entreprise. C’est la bonne pratique : le commerçant émet la facture via sa PA à partir de votre SIREN/SIRET. Attention à ne pas compter deux fois la dépense (facture fournisseur + note de frais).
3. La facture est demandée après le paiement. Le commerçant peut émettre une facture a posteriori portant la mention « TVA déjà collectée », pour éviter une double prise en compte de la TVA.

Équiper les équipes terrain sans alourdir la comptabilité

Dans une PME de 15 à 150 salariés, les dépenses viennent surtout des commerciaux, des techniciens et des chefs de chantier. L’enjeu est d’éviter les doublons entre factures reçues par la PA et notes de frais, et de garder la trace des validations.

Comment Altaïs structure vos notes de frais

1. Cartographie des dépenses Types de frais, populations concernées, volumes, circuits de validation actuels.
2. Mise en place de Sage Espace Employés Notes de frais Application mobile, photo des justificatifs, barèmes, catégories et workflow de validation.
3. Intégration comptable Import des écritures dans Sage 100 Comptabilité, Sage 50 ou la comptabilité associée à Sage Batigest Connect, avec règles anti-doublon face aux factures reçues par la PA.
4. Formation des équipes Collaborateurs, valideurs et comptabilité, à distance ou sur site, par notre organisme de formation certifié Qualiopi.

Pour aller plus loin : fiabiliser votre référentiel SIREN avant la bascule et comprendre l’e-reporting des transactions et des paiements.

Questions fréquentes sur les notes de frais et la facture électronique