Publié le 19 juillet 2023 · Mis à jour le 18 octobre 2026
Le registre unique du personnel est obligatoire pour tout employeur et doit être tenu à jour à chaque entrée et sortie. Sage paie en ligne permet d’exporter la liste des entrées et sorties de salariés, qui sert de base fiable pour compléter et contrôler ce registre. Cette fonction est arrivée avec la version 10.13.0 de juillet 2023 et reste disponible depuis.
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En bref : le registre unique du personnel recense chaque salarié par ordre d’embauche (identité, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie, type de contrat), avec une partie séparée pour les stagiaires. Il peut être tenu sous forme numérique. Son absence ou un registre incomplet expose à une amende pouvant aller jusqu’à 750 € par salarié concerné. Sage paie en ligne (Sage Business Cloud Paie) fournit depuis la version 10.13.0 un export des entrées et sorties pour l’alimenter.
Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?
C’est le document qui liste toutes les personnes employées dans un établissement, dans l’ordre des embauches, avec des mentions qui ne doivent pas pouvoir être effacées. Il est présenté à l’inspection du travail sur demande. Chaque nouveau contrat, même successif pour le même salarié, fait l’objet d’une nouvelle ligne.
| Population | Mentions à renseigner |
|---|---|
| Salariés | Nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie |
| Contrats particuliers | Mention CDD, temps partiel, apprentissage, intérim ou groupement d’employeurs |
| Travailleurs étrangers | Type et numéro du titre valant autorisation de travail |
| Stagiaires (partie séparée) | Nom, prénoms, dates de début et de fin de stage, tuteur, lieu de présence |
Les points de vigilance
Les mentions sont conservées 5 ans après le départ du salarié ou du stagiaire. Un registre absent, non à jour ou incomplet peut entraîner une amende jusqu’à 750 € par salarié concerné. Le format numérique est admis, après consultation du CSE lorsqu’il existe.
Comment Sage paie en ligne aide à tenir le registre
- Saisir l’embauche une seule fois les données du salarié saisies dans la paie (identité, emploi, contrat, dates) servent aussi à la DSN.
- Exporter les entrées et sorties sur une période donnée, la paie en ligne produit la liste des mouvements de personnel.
- Compléter le registre l’export sert de référence pour ajouter les lignes manquantes et vérifier les dates de sortie.
- Contrôler régulièrement un rapprochement mensuel entre l’export et le registre évite les oublis, notamment pour les CDD courts et les stagiaires.
Le registre doit rester distinct de la paie : l’export ne remplace pas le registre, il le fiabilise. Pour les stagiaires, qui n’ont pas toujours de bulletin, la partie séparée du registre reste à tenir à part.
Vos données salariés sont-elles fiables ?
Un échange de 15 minutes avec notre équipe Sage permet de voir comment fiabiliser vos fiches salariés, votre DSN et vos registres dans Sage paie en ligne.
Ce que contenait aussi la version 10.13.0 (juillet 2023)
Minima conventionnels
Mise à jour des salaires minima pour plusieurs conventions, dont les IDCC 1501, 1536, 1560 et 1572.
Indemnité de repas
Prise en compte des taux conventionnels, par exemple pour l’IDCC 2579.
Contrôle DSN
Message d’avertissement avant l’envoi d’une DSN qui n’a pas été contrôlée.
Corrections
Titres-restaurant (limite d’exonération 2023), Net social, paie à l’envers, cotisations Constructys.
Ces évolutions sont aujourd’hui dépassées par les mises à jour suivantes, appliquées automatiquement : voir la mise à jour de novembre 2023 et la mise à jour paie 2025.
Paie en ligne ou paie installée pour fiabiliser vos données ?
Pour une PME jusqu’à environ 200 salariés, nous recommandons Sage paie en ligne : mises à jour automatiques des constantes, rubriques, DSN et conventions collectives, coût au bulletin plus faible, accès de partout et connexion possible à Sage Espace Employés pour les congés et absences. Sage 100 Paie & RH reste adapté aux entreprises d’au moins une cinquantaine de salariés avec un paramétrage très particulier et un gestionnaire de paie expert.
Questions fréquentes sur le registre unique du personnel
Le registre unique du personnel est-il obligatoire dans une PME ?
Oui, tout employeur doit le tenir, quel que soit l’effectif, dans chaque établissement.
Peut-on tenir le registre du personnel sous forme numérique ?
Oui, le format numérique est admis, après consultation du CSE s’il existe, à condition que les mentions soient complètes et non modifiables.
Sage paie en ligne génère-t-il le registre ?
Il produit un export des entrées et sorties qui sert de base au registre ; le registre lui-même reste à tenir avec toutes ses mentions.
Combien de temps garder les mentions du registre ?
5 ans après le départ du salarié ou du stagiaire.
Que risque l’entreprise sans registre à jour ?
Une amende pouvant aller jusqu’à 750 € par salarié concerné.
Sources
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